Автоматическая запись на услуги через WhatsApp — пошаговая настройка в ZiFlow
Пошаговый плейбук: подключаем WhatsApp, связываем Google Calendar, настраиваем автозапись и напоминания. 30 записей в неделю без администратора.
Зачем это вам
Клиент пишет в WhatsApp в 22:47 «хочу записаться на стрижку завтра». Администратор уже не работает, утром руки не доходят ответить, клиент уходит к конкуренту. У салона на Абая такое повторяется 3–4 раза в неделю — это минус 12 записей в месяц, минус ~180 000 ₸ оборота.
ZiFlow закрывает этот сценарий полностью: клиент пишет — бот проверяет Google Calendar мастера — предлагает 3 ближайших слота — бронирует выбранный — отправляет подтверждение — за 24 часа и за 1 час напоминает. Администратор видит уже занесённую запись утром.
Как работает сценарий
Клиент Айгерим пишет: «Здравствуйте, можно записаться к Алие на маникюр в субботу вечером?»
- ZiFlow распознаёт намерение «запись» + мастера «Алия» + услугу «маникюр» + время «суббота вечером».
- Смотрит Google Calendar Алии на субботу после 17:00, находит свободные окна 17:00, 18:30, 20:00.
- Отвечает: «Свободно 17:00, 18:30, 20:00. Какое удобно?»
- Клиент: «18:30». Бот подтверждает, создаёт событие в календаре Алии, отправляет клиенту адрес + локацию, добавляет лид в CRM.
- В пятницу в 18:30 автоматическое напоминание за 24 часа. В субботу в 17:30 — напоминание за час.
Пошаговая настройка
Настройки → WhatsApp → Подключить. Отсканируйте QR со своего телефона: WhatsApp → «Связанные устройства». Через ~15 секунд статус меняется на «Подключено».
Сотрудники → Добавить → имя мастера → «Подключить Google Calendar» → авторизация через Google. Права запрашиваются только на события, доступа к почте нет. Повторить для каждого мастера.
В Услуги создайте позиции вида «Женская стрижка — 45 мин — 8 000 ₸». Длительность обязательна — по ней бот считает свободные окна. Привяжите каждую услугу к мастерам, которые её делают.
В карточке мастера укажите расписание и перерывы (например, пн–пт 10:00–20:00, обед 13:00–14:00). ZiFlow не предложит слот вне расписания, даже если Google Calendar пустой.
AI-агент → Сценарии → Автозапись → Вкл. Выберите тон («Вежливый» / «Короткий») и фразу-уточнение для имени клиента. Сохранить.
Настройки → Напоминания → включите «За 24 часа» и «За 1 час». В тексте доступны переменные {имя}, {услуга}, {мастер}, {время}, {адрес} — подставляются автоматически перед отправкой.
Если no-show выше 15% — включите предоплату: Услуги → [услуга] → Оплата → Предоплата 30%, затем подключите Kaspi/FreedomPay в Биллинг. После выбора слота клиент получает QR, запись фиксируется только после оплаты.
Напишите с личного номера на рабочий WhatsApp «хочу записаться». Проверьте, что слоты приходят, событие появляется в Google Calendar, приходит подтверждение. Если нет — смотрите Логи → Разговоры, там видно, на каком шаге бот споткнулся.
Что считать успехом
Через 2 недели после запуска смотрите на три метрики в дашборде:
- Доля автозаписей: > 70% всех записей создаются ботом без участия администратора.
- Время ответа: медиана < 1 минуты на входящее сообщение.
- No-show: без предоплаты 10–15%, с предоплатой 2–4%.
Пример: салон «Aruzhan» в Алматы (6 мастеров) после 3 недель — 128 автозаписей, 4 no-show, админ сократил работу в чате на 5 часов в день.
Раньше я отвечала клиентам до полуночи. Сейчас открываю дашборд утром — 8 записей уже стоят в календаре, всем отправлены подтверждения. Я реально сплю ночью.
— Дана Абдрахманова, владелица салона, Алматы
Типичные ошибки
Читать дальше
Разбор автоматизации для конкретных ниш: для салонов красоты и для стоматологий. Практический гайд по выстраиванию воронки записи: автоматизация записи клиентов. Если сейчас используете Jivo — сравнение ZiFlow vs Jivo.